Teknologi Perkantoran

TATA RUANG KANTOR (OFFICE LAY OUT)

A. Pengertian Tata ruang kantor

 

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa ahliadministrasi  perkantoran yaitu :

1.        Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.

2.        Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.

B. Tujuan Tata Ruang Kantor

1.    Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja.

2.    Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.

3.    Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

4.    Memudahkan dalam pengawasan.

5.    Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun  kepada pelanggan.

6.    Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.

7.    Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

8.    Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.

                9. Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan

C. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

1.    Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

Keuntungan Tata Ruang Kantor

1.         Mudah merubah ruangan.

2.         Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antarkaryawan.

3.         Mudah dalam pengawasan.

4.         Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.

5.         Memudahkan penempatan,   penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.

6.         Memperlancar arus pekerjaan.

7.         Cahaya mudah masuk dan udara jadi lebih segar.

Kerugian Tata Ruang Kota

1.      Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.

2.      Kebiasaan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu.

3.      Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi

2.      Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

Keuntungan Tata Ruang Kantor Tertutup

1.      Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga.

2.      Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.

3.      Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.

Kekurangan Tata Ruang Kantor Tertutup

1.      Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat.

2.      Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap.

3.      Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

3.Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaituperubahan tempat lebih sulit dilakukan

·         Tata Ruang Berpanorama

Tata ruang berpanorama adaah tata ruang  yang dihiasi taman dekorasi.

Adapun keuntungan dari tata ruang berpanorama ini adalah :

1.      Lebih nyaman, sehingga produktivitas meningkat.

2.       Terhindarnya dari ketegangan syaraf.

3.      Menghindari dari suara gaduh.

Kelemahan dari tata ruang berpanorama yakni :

1.      Biaya yang dikeluarkan untuk tata ruang ini lebih besar.

2.      Biaya pemeliharaannya lebih besar

3.      Memerlukan tenaga ahli khusus untuk memeliharanya.

D. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor

1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain :

a. Asas jarak terpendek.

b. Asas rangkaian kerja.

c. Asas penggunaan seluruh ruangan.

d. Asas integrasi kegiatan.

e. Asas perubahan susunan tempat kerja.

f. Asas keamanan dan kepuasan karyawan.

2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :

a. Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.

b. Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.

c. Alur kerja harus sederhana.

d. Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.

e. Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.

f. Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya   langsung.

g. Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan.

h. Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari  bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela.

4.Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain :

a. Sistem Pencahayaan atau Penerangan

Ø  Jenis pencahayaan dalam kantor dibagi menjadi 4, yaitu :

1) Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.

2) Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).

3) Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor.

4) Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja.

Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :

1) Penerangan direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya 90-100% langsung ke area kerja.

2) Penerangan semi direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali ke bawah.

3) Penerangan indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama diarahkan ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah ke area kerja.

4) Penerangan semi indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke atas, lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke area kerja.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 tahun 2002, pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.

E. Sistem Warna

1.      Macam-macam warna

a. Warna primer (warna pokok).

b. Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran warna primer).

c. Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran warna primer dan sekunder).

2.    Arti warna dan efek psikologis

a.    Merah berarti berani, sensual, mewah. Warna merah dapat mendatangkan energi, aktif, memberikan suasana hangat dan komunikatif, optimis, antusias, meningkatkan aliran darah dalam tubuh, dan bersemangat.

b.    Kuning berarti kehangatan, bercahaya, cerah. Warna kuning dapat membangkitkan energi, mood (suasana hati), dan vitalitas.

c.    Hijau berarti alami. Warna hijau dapat menyeimbangkan emosi seseorang sehingga lebih stabil, ruangan juga lebih segar, sejuk, dan tenang.

d.   Biru berarti harmonis, tenang, lapang. Warna biru dapat menimbulkan perasaan tenang, sejuk, tentram, hening, damai, nyaman, dan aman.

e.    Putih berarti orisinal, ringan, polos, tentram, nyaman, terang. Namun terlalu banyak warna putih dapat mendatangkan perasaan dingin, steril, dan kaku.

f.     Merah muda berarti ceria, romantis. Warna merah muda dapat memberikan kesan lembut, menenangkan, mengesankan anak muda, dan bersifat kekanak-kanakan.

g.    Oranye (jingga tua) berarti bersahabat, hampir sama dengan merah. Warna oranye dapat memberikan efek energik, fit, ramah, senang, gembira, penuh harapan, percaya diri, dan dapat mengurangi depresi atau perasaan tertekan. Namun bila berlebihan dapat merangsang perilaku hiperaktif.

h.    Cokelat berarti netral, rendah hati. Warna cokelat dapat memberikan kenyamanan, kehangatan, anggun, dan elegan.

i.      Abu-abu berarti serius, tenteram, damai. Warna abu-abu dapat memberikan keheningan dan kesan luas.

j.      Hitam dapat memancarkan kekuatan, misterius, klasik, elegan.

k.    Ungu berarti spiritual, magis dan mistis, feminim, antik, anggun, hangat, sensual, dan menarik perhatian orang.

3.      Pertimbangan dalam memilih warna ruang

a. Ukuran ruang.

b. Lokasi bangunan.

c. Lokasi ruangan.

d. Tipe ruang.

e. Bentuk ruang.

f. Tinggi ruang.

4.      Keuntungan penggunaan warna yang sesuai

a. Kantor lebih menarik dan menyenangkan.

b. Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan.

c. Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira.

d. Produktivitas kerja karyawan akan meningkat.

e. Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang.

f. Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan.

5.      Sistem Pengaturan Udara Ruangan

a.    Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6° Celcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan.

b.    Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :

c.    Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara otomatis.

d.   Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.

e.    Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.

6.      Keuntungan pengaturan udara ruangan yang tepat dan baik antara lain :

a. Karyawan lebih nyaman dalam bekerja.

b. Semangat kerja karyawan dapat meningkat.

c. Kesehatan karyawan lebih terpelihara.

d. Produktivitas kerja lebih meningkat.

e. Kualitas kerja menjadi lebih baik.

f. Memberi kesan yang baik kepada tamu.

F. Sistem Penataan Suara

1. Akibat yang ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor antara lain :

a. Konsentrasi karyawan terganggu.

b. Semangat kerja karyawan menurun.

c. Dapat terjadi gangguan mental atau saraf karyawan.

d. Karyawan tambah lelah.

e. Kesalahan kerja banyak terjadi.

f. Produktivitas kerja rendah.

2. Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlaluberpengaruh dapat dilakukan dengan :

a. Ruangan diberi penyadap suara.

b. Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat diredam.

c. Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).

d. Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.

Penyusunan Perabot Kantor. 

Untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik maka harus ditunjang dengan fasilitas yang disediakan, fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. Dengan adanya tekhnologi mutakhir yang digunakan dalam penyelesaian tugas kantor, bukan berarti   tenaga manusia tidak diperlukan lagi. Perusahaan yang modern memiliki fasilitas perkantoran yang lengkap, sehingga dapat memberikan bantuan kepada karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan dan juga meningkatkan aktivitas kerja serta kemampuan karyawan.  

1.  Perabot Kantor 

Beberapa fasilitas yang harus disediakan dalam kantor adalah perabot kantor dan mesin kantor.Perabot kantor meliput i meja tulis, kursi, rak, lemari, serta perabot lainnya. Diantara perabot kantor yang biasa mendapatkan perhatian khusus adalah meja tulis dan kursi, karena perabot tersebut pasti dimiliki oleh setiap kantor.Untuk memilih perabotan yang akan digunakan maka harus meperhatikan beberapa faktor. 

Menurut Moekijat (1997:131),  faktor-faktor yang pelu diperhatikan dalam memilih perabotan kantor yakni : 

1. Harus menghemat ruang lantai 
2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan. 
3. Tidak begitu berat, agar mudah dipindah-pindahkan. 
4. Harus ada ruangan yang cukup dibawah untuk memberihkan. 
5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan. 
6. Keawetan, perkakas dari logam adalah lebih awet ketimbang perkakas dari kayu. 
7. Resiko kebakaran, perabotan dari logam lebih  baik ketinbang perabot dari kayu terhadap bahaya kebakaran. 

Pengadaan meja tulis kantor juga harus memperhatikan persyaratan sebagai berikut : 

1. Mulai permukaan sampai ke lantai tidak seluruhya tertutup. Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka, dengan demikian  peredaran udara dapat berlangsung dengan lancar dan bagian kaki  karyawan tidak terasa panas. Meja kerja yang terbuka bawahnya memudahkan pembersihan lantai. 
2. Permukaan meja tidak perlu berkilauan sehingga menyilaukan mata pegawai yang memakainya. Permukaan meja juga tidak boleh berwarna hitam atau gelap, sebaiknya diberikan warna yang muda atau terang. Pertentangan warna meja yang gelap dengan kertas berwarna put ih, mudah melelahkan warna. 
3. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan meja yang terlampau luas umumnya tidak seluruhnya dipakai untuk bekerja. Bahkan seringkali digunakan untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang harus disimpan dalam lemari atau rak sendiri. 

Sebagaimana pengadaan meja tulis, maka untuk pengadaan kursi juga harus memperhatikan persyaratan khusus, yaitu : 

1. Kursi dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocock bagi pemakai. 
2. Kursi harus kokoh, sebaiknya kerangka terbuat dari baja. 
3. Kursi sebaiknya disesuaikan dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan pegawai yang duduk merasa enak. Tapi tempat duduk  hendaknya berbentuk bulat. 
4. Kursi harus mempunyai penyangga belakang, sehingga dapat menunjang punggung pemakainya. 

Penyusunan perabot kantor sangat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan dalam suatu kantor. Penyusunan perabotan yang tidak tertata rapi akan menyulitkan karyawan dalam beraktifitas, kantor juga tidak akan terlihat rapi dan bersih sehingga kenyamanan dalam bekerja akan sulit didapatkan oleh pegawai. Untuk menyusun perabot kantor perusahaan juga harus memperhatikan azas-azas dalam tata ruang kantor, salah satunya adalah mempergunakan segenap ruang. Mempergunakan segenap ruang  yang ada bukan berarti ruang kantor diisi penuh dengan alat dan perabot kantor, tetapi alat dan perabot kantor ditempatkan dengan memperhatiakan arus garis lurus, penerangan, ventilasi, dan arah sumber cahaya, sehingga pegawai merasa puas dan dapat bekerja dengan baik. 

Perabotan yang dipilih ukurannya sama dan juga terbuat dari bahan yang kokoh.  Untuk ruangan terbuka digunakan meja bersekat sehingga memudahkan karyawan untuk saling berkomunikasi namun tidak meganggu rekan kerja yang berada disampingnya.   Meja dan kursi yang digunakan dipilih warna yang sama ataupun warna yang serasi. Meja kerja bersekat dan ada juga yang tidak memiliki sekat. Tidak ada meja kerja yang menghadap ke sumber cahaya. Tiap sekat meja diberikan ruang agar mudah berpindah dari satu tempat ke tempat lain. Untuk lemari arsip diletakkan di pinggir ruangan sehingga tidak menghalangi pergerakan karyawan dan juga dapat tersusun dengan rapi. Lemari arsip ada yang terbuat dari kayu dengan kaca transparan dan ada juga yang berupa laci-laci bertingkat yang terbuat dari besi. 

2.  Mesin-mesin Kantor 

Selain perencanaan perabot kantor dalam perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, juga harus meperhatikan perencanaan mesin-mesin kantor. Prosedur dan metode mempengaruhi mesin yang akan digunakan dan begitu pula mesin mempengaruhi prosedur dan metode yang akan diikuti. Dan pertimbangan mengenai orang yang akan melakukan pekerjaan mempengaruhi mesin dan metode yang akan digunakan. Mesin-mesin kantor itu banyak macamnya antara lain : mesin ketik, komputer, stempel tanggal, mesin label, printer, mesin fax, mesin fotocopy unit ,intertelekomunikasi, alat pemotong kertas, dan lain-lain. Walaupun mesin kantor itu banyak macamnya namun  tidak semua harus dimiliki sebuah kantor. Untuk itu harus diadakan pemilihan untuk menentukan mesin kantor yang akan digunakan. 

Menurut moekijat,  (Susilo 2000: 47)  dalam memilih mesin-mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal berikut, antara lain : 

1. Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan. 
2. Jenis mesin hendaknya praktis. 
3. Mesin tersebut harus dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. 
4. Mesin dapat mempercepat pelaksanaan pekerjaan. 
5. Mutu mesin harus benar-benar baik. 
6. Mesin harus dapat mengurangi kesulitan pekerjaan. 
7. Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan. 
8. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah. 
9. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah. 
10. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai. 
11. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang dilakukan. 
12. Perlu dipertimbangkan apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut atau tidak.

Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor, setiap mesin mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Manajer kantor biasanya memilih mesin-mesin kantor yang memiliki banyak fungsi, sehingga bisa digunakan  secara efektif untuk menyelesaikan bermacam-macam pekerjaan kantor. Fungsi-fungsi lain yang harus diperhatikan adalah fungsi penghematan,  yaitu hemat biaya, waktu dan tenaga. Yang tidak kalah penting bahwa mesin-mesin kantor harus memilki fungsi keindahan serta tidak membosankan. 

Adapun fungsi-fungsi mesin kantor adalah : 

1. Kemudahan dalam penyelesaian pekerjaan. 
2. Kebutuhan pegawai secara perseorangan. 
3. Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya. 
4. Fleksibilitas penggunaanya. 
5. Harga dan penanaman modal. 
6. Kemampuan dalam penggunaannya. 
7. Nilai keindahan.
8. Pilihan pegawai. 
9. Berpengaruh terhadap syarat-syarat pegawai. 
10. Ramalan mengenai beban pekerjaan. 
11. Kualitas pekerjaan tata usaha. 
12. Memperbanyak salinan dan data statistik. 

Menggunakan beberapa mesin untuk memudahkan pekerjaan, diantaranya adalah : Mesin Fotocopy, Mesin printer, Komputer, Fax, Alat penghancur kertas, LCD Proyektor, stempel tanggal, stempel emboss dan lain-lain. Dengan menggunakan mesin-mesin tersebut dapat membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor lebih cepat.Mesin-mesin tersebut diletakkan sesuai dengan fungsinya, bila mesin tersebut untuk digunakan semua bagian maka akan diletakkan di bagian tengah.

Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor 

Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.  Lingkungan dan kondisi fisik tata ruang kantor sangat mempengaruhi produktivitas kerja karyawan dalam perusahaan. Untuk itu dalam menyusun tata ruang kantor harus diperhatikan faktor-faktor kondisi fisik kerja kantor, dan juga harus memperhatikan syarat-syarat  pendirian kantor, sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang diharapkan. 

Adapun syarat-syarat pendirian kantor adalah sebagai berikut : 

1.      Letak 

Dalam mendirikan kantor harus dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantorpos, rumah makan dan konsumen.  

2.      Kepatutan  

Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya cukup luas. Sehingga dapat menempung para pekerja dan perabotan kantor dengan baik. 

3.      Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya  

Untuk  mendirikan kantor perusahaan harus memperhat ikan soal biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama. 

4.      Faktor-faktor fisik 

Faktor-faktor fisik yang harus diperhatikan antara lain, penerangan, warna, musik, udara dan suara. 

Keuntungan-keuntungan yang akan diperoleh  perusahaan jika didirikan sesuai dengan syarat-syarat pendirian kantor antara lain : 

• Biaya biaya gedung yang lebih murah. 
• Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah. 
• Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik. 
• Ruang dapat diperluas. 

Perencanaan untuk lingkungan fisik tidak dapat dipertimbangkan secara terpisah daripada bidang-bidang perencanaan kantor yang penting lainnya. Semuanya harus dikoordinasikan dengan seksama.  Adapun Lingkungan fisik kantor yang harus diperhatikan antara lain : 

A.    Penerangan 

Penerangan atau tata cahaya  yang cukup merupakan pertimbangan yang paling penting dalam fasilitas fisik kantor. Pelaksanaan  pekerjaan tata usaha yang sukses diperlukan penerangan yang baik. Penerangan yang baik akan membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah, dan senang. 

Keuntungan dari penerangan  yang baik adalah : 

1. Perpindahan pegawai berkurang. 
2. Prestise lebih besar. Semangat kerja lebih tinggi. 
3. Hasil pekerjaan lebih banyak. 
4. Ketidakhadiran berkurang. 
5. Kesalahan berkurang. 
6. Keletihan berkurang. 

Dalam menetapkan penerangan yang akan digunakan, maka yang harus diperhatikan salah satunya adalah mutu penerangannya. Yang menjadi pertimbangannya adalah kejernihan, pemancaran, dan kesilauan. Mutu-mutu ini saling berhubungan satu sama lain. Penerangan yang efektif untuk melihat adalah cahaya yang dipantulkan, bukan cahaya dari sumbernya. Perbandingan cahaya yang dipantulkan oleh suatu permukaan dibagi dengan jumlah cahaya yang diterimanaya merupakan daya pantul dari permukaan tersebut. 

Kecerahan juga sangat penting, karena dapat mempengaruhi penglihatan. Mata manusia dapat melihat dengan baik sekali apabila semua lingkunagan dalam bidang penglihatan seperti meja dan kelilingnya kira-kira sama terangnya. Keluhan pegawai mengenai penerangan lebih banyak disebabkan oleh kurang baiknya mutu ketimbang kurangnya jumlah penerangan. Banyak keluhan mengenai penerangan yang kurang baik disebabkan cacat mutunya, bukan cacat jumlahnya. 

Ada emapat macam sistem penerangan yang penting yakni : 

1. Sistem penerangan langsung,  yaitu sistem penerangan dimana cahaya dari sumbernya memancar secara langsung ke permukaan kerja. 
2. Sistem penerangan setengah langsung, yaitu sistem penerangan dimana sebagian cahaya dari sumbernya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ruang kerja. 
3. Sistem penerangan tidak langsung  yaitu sistem penerangan dimana cahaya memancar  ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ke tempat kerja. 
4. Sistem penerangan setengah tidak langsung  yaitu sistem penerangan, dimana kebanyakan cahaya memancar kearah langit-langit, kemudian ke bawah ke tempat kerja, tetapi beberapa cahaya memancar langsung ke bawah. 

Tata cahaya yang ada pada kantor ini sangat baik, pada kantor ini ventilasinya cukup baik dengan kaca transparan yang ditutupi oleh gorden berwarna biru. Sedangkan untuk penerangan buatannya digunakan lampu neon bercahaya putih, penerangan yang ada tidak membuat mata para karyawannya terganggu. Meja kerja karyawannya juga tidak ada yang menghadap ke jendela sehingga karyawan tidak akan terganggu dengan cahaya matahari yang masuk. Bila ruang kerja tidak memiliki cahaya yang baik maka akan meganggu pekerjaan karyawan.

B.    Faktor Udara 

Faktor udara sangat penting diperhatikan dalam kegiatan pekerjaan kantor sehari-hari guna menambah gairah para pegawai dalam bekerja. Apabila ruangan kantor suhunya tinggi (panas), maka akan berpengaruh kurang baik untuk para pegawainya. 

Keuntungan udara yang baik adalah : 

• Produktivitas yang lebih tinggi 
• Mutu Pekerjaan lebih tinggi 
• Kesenangan dam kesehatan pegawai yang bertambah 
• Semangat kerja yang tinggi 

Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diadakan usaha sebagai berikut : 

1. Mengatur suhu udara dalam ruangan kerja dengan alat Air Conditioning 
2. Usahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. 

Air Conditioning mengatur keadaan udara dengan mengawai empat unsur  pokok yakni  : suhu, kebersihan, peredaran dan kelembapan.  Mungkin dalam kenyataannya hanya dua atau tiga unsur saja yang diawasi. Penggunaan  air conditioning  akan menambah produktivitas kerja karyawan.  

Suasana udara dalam ruangan juga baik sirkulasi udara lancar sehingga ruangan ini tidak sesak karena udara yang masuk cukup. Untuk menjaga kenyamanan karyawan di kantor ini juga terdapat  beberapa  Air Conditioning (AC) yang temperaturnya tidak terlalu dingin sehingga aktivitas tidak terganggu. Selain AC juga terdapat kipas angin yang dapat membantu melancarkan sirkulasi udara  yang masuk.AC yang dipasang memakai sistem  central  (terpusat). Kipas angin diletakkan di tiap sudut ruangan. Dalam faktor ini yang paling penting adalah suhu udara dan uap air pada udara itu. Sirkulasi udara sangat baik, udara dalam ruangan tidak lembab dean sirkulasinya juga cukup baik. Temperatur yang digunakan pada AC berkisar 28-30 derajat celcius. 

C.    Faktor Suara 

Faktor  suara dalam pekerjaan kantor sehari-hari adalah sangat mempengaruhi kesehatan tubuh manusia khususnya telinga. Untuk itu diperlukan perhatian susunan letak daripada perlengkapan dan alat-alat kantor sehingga tidak menimbulkan suara gaduh. Suara gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran,  dalam menggunanakan telepon dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik. Menurut para dokter, suara dapat mengakibatkan perubahan dalam peredaran darah dan pikiran. 

Kantor yang gaduh jarang merupakan kantor yang efisien. Suara yang gaduh tidak menyenangkan dan menimbulkan kekacauan. Banyak sumber suara terdapat dalam kantor diantaranya percakapan, gesekkan kursi-kursi pada lantai, dan mesin-mesin kantor yang mengeluarkan suara. Akan tetapi sumber suara yang penting adalah sumber dari luar kantor. 

                                                                                                                     

Permukaan yang keras memantulkan suara dan menyebabkan gema-gema, sedangkan permukaan yang lunak menyerap gelombang-gelombang suara. Syarat-syarat bangunan gedung yang modern memerlukan penggunaan bahan-bahan gedung yang keras. 

Suara yang ada pada kantor ini tidak terlalu bising namun karena tata ruang terbuka suara bising juga kadang-kadang terjadi. Maka dari itu untuk menerima tamu terdapat  ruangan resepsionis. Sehingga pihak eksternal yang ingin bertemu pegawai dapat menunggu pada ruang resepsionis.  

D.    Tata warna 

Warna tujuannya tidak hanya mempercantik kantor tetapi juga memperbaiki kondisi-kondisi pekerjaan kantor. Karena itu keuntungan penggunaan warna yang tepat adalah tidak hanya bersifat keindahan dan psikologis, tetapi juga bersifat ekonomis. Warna tidak dapat digunakan secara sembarang. Hal ini khususnya adalah benar dalam kantor, dimana  tujuannya adalah suasanan yang patut dihormati, tetapi menimbulkan kesenangan. Warna untuk kantor harus dipilih dengan seksama. Warna mengubah suhu (temperatur) ruangan. Warna juga mempunyai pengaruh yang penting terhadap penerangan kantor. Warna muda menambah penggunaan penerangan.

 Keuntungan dari penggunaan warna yang baik adalah : 

1. Memungkinkan kantor menjadi tampak menyenangkan dan  menarik pemandangan. 
2. Mempunyai pengaruh tidak langsung terhadap produktivitas pegawai. 

Untuk tata warna juga sangat baik dimana tata warnanya sangat pas dan tidak menyilaukan mata. Warna dinding yang dipilih adalah putih sehingga dapat menimbulkan kesan luas dan bersih, adapun warna lantai yang digunakan adalah warna abu-abu sehingga ruangan tidak mudah terlihat kotor bahan lantai dipilih yang tidak licin sehingga untuk berjalan kita tidak perlu khawatir terpeleset. Antara ruangan resepsionis dengan ruangan kantor bagian dalam dibuat sekat berwarna coklat yang terbuat dari kayu sehingga menimbulkan kesan alami , namun selain itu juga ada ruangan yang diberi sekat kaca sehingga ruangan lebih terlihat luas. Warna lemarinya coklat dan abu-abu, sedangkan untuk warna meja juga menggunakan warna yang sama. 

E.   Musik 

Musik dipergunakan untuk membantu pekerjaan, karena musik menggunakan kekuatan  physiologis  dan  physicologis, daripada suara dalam bentuk musik untuk menghasilkan pola tingkah laku yang baik. Mempergunakan musik dalam bekerja direncanakan untuk memperbaiki kondisi-kondisi pekerjaan, meringankan kelelahan rohaniah dan penglihatan; mengurangi ketegangan saraf dan menjadikan pegawai-pegawai merasa baik. 

Efisiensi dan Efektivitas Pelaksanaan Pekerjaan Kantor 

Penataan ruang kantor sangat mendukung  terciptanya efisiensi dan efektivitas pekerjaan kantor. Dengan penataan ruang yang baik diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapkan. 

Menurut Gie  (Sedarmayant i,2001:112)  Efisiensi  adalah  Penggunaan akal sehat secara teratur untuk menentukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan. Efektivitas menurut Handoko adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/ peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Sedangkan menurut Peter drucker (Susilo, 2000:69)  Efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan  cara yang  benar (doing  thing right),  Efektivitas adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing the right thing). Rumus untuk menghitung efisiensi kerja adalah :  

E  =  O/I

Dimana : E : Efisiensi  

 O : Output 

        I  : Input 

Dikatakan efisiensi apabila perbandingannya lebih besar yang dikeluarkan daripada yang diberikan. Perbandingan diatas dapat dilihat dari dua segi yakni : segi usaha dan hasil. Efisiensi adalah pelaksanaan kerja dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan.

Cara-cara yang dimaksud antara lain : 

• Cara yang termudah 

Dikatakan   efisien apabila memperoleh sesuatu dengan usaha yang sedikit. 

Usaha itu meliputi : pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda (uang). 

• Cara yang termurah (biaya) 

Dikatakan efisien bila usaha tertentu memperoleh hasil maksimal. 

• Cara yang tersingkat 

Dikatakan efisien apabila memperoleh hasil maksimal dengan prosedur kerja yang tidak rumit.

• Cara yang teringan (bebannya) 

Dikatakan efisien apabila beban dari suatu pekerjaan itu tidak berat.

• Terpendek jaraknya

Dikatakan efisien apabila memperoleh sesuatu dengan jarak yang pendek. 

Ada 5 (lima) azas dalam efisiensi :  

1. Azas perencanaan, yakni perencanaan merupakan “blue print” menggambarkan lebih dahulu apa yang akan kita lakukan untuk mencapai tujuan. 
2. Azas Penyederhanaan, yakni hal-hal yang sulit dapat diperingan. 
3. Azas Penghematan, tidak ada yang terbuang. 
4. Azas Penghapusan, kegiatan yang tidak perlu dihapuskan. 
5. Azas Penggabungan, pekerjaan yang bisa digabung, digabungkan saja. 

Syarat terjadinya efisiensi antara lain :  

• Berhasil guna adalah mencapai tujuan sesuai dengan waktu yang ditargetkan. 
• Ekonomis, biaya harus murah, materi dan perlengkapan yang digunakan tidak banyak. 
• Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan, apa yang telah diberikan maka kesemuanya harus dipertanggungjawabkan. 
• Pembagian kerja yang nyata, kemampuan setiap orang  terbatas, maka pekerjaan yang diberikan harus sesuai kemampuan.

                            VW 

              DW = --------------

                           Sp x t 

              Ket : 

                     -  DW = Real dan Flaktual atau kemampuan setiap orang. 

                     -  VW = Volume work/ volume kerja 

                     -  Sp   = Standart performance (kemampuan) 

                      -  t     = Waktu

• Rasionalitas wewenang  dan tanggung jawab, wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab. 
• Prosedur kerja praktis dapat dilakukan, carilah kerja yang mudah dan praktis. 

Agar para pegawai dapat bekerja lebih efisien, maka ada beberapa pedoman yang harus diperhatikan : 

1. Ubahlah pekerjaan rutin menjadi pekerjaan otomatis. 
2. Pergunakanlah tangan untuk bekerja tanpa bantuan mata. 
3. Milikilah tempat tertentu untuk membuat catatan , misalnya saja agenda. 
4. Simpanlah benda yang benar-benar penting dengan baik. 
5. Bekerjalah menurut rencana untuk mendapatkan hasil yang telah ditetapkan. 
6. Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat. 
7. Biasakanlah mengambil keputusan seketika. 
8. Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika. 
9. Pergunakanlah catatan-catatan untuk mengingat. 
10. Pergunakanlah tenaga lain/ pembantu untuk membantu sepenuhnya. 

Dengan pedoman yang telah disebutkan diatas diharapkan dapat menciptakan efektivitas dan efisiensi dalam bekerja. Dalam diri manusia sendiri ada tiga macam sumber efisiensi yakni : kesadaran, keahlian, dan disiplin. Dan menurut Barners ada tiga faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja yakni gerakan tubuh, pengaturan tempat kerja, dan penggunaan alat kerja. Dalam melaksanakan pekerjaan tanpa disadari kita melakukan kelemahan yang dapat menimbulkan pemborosan yakni : 

1. Kelemahan penaganan barang/bahan dalam proses produksi. 
2. Pemakaian barang yang berlebih.dan gagal dalam perlindungan. 
3. Cara penggunaan yang masih tidak tepat. 
4. Pemakaian  yang kasar terhadap barang-barang. 
5. Kesalahan atas batas kecepatan. 
6. Kehilangan atas alat-alat kecil. 
7. Memakai mesin atau barang yang tidak sesuai tujuan. 
8. Keterlambatan laporan jika terjadi kerusakan. 
9. Kelalaian pengurusan mesinn/barang yang tidak dipakai.
10. Penghapusan barang yang belum pada waktunya. 

G. Jenis-jenis Tata Ruang Kantor

 1. Tata Ruang Kantor Tertutup

Membuat kantor dengan tata ruang tertutup, bagai para pegawai yang bekerja didalamnya memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan tersebut diantaranya adalah :

• Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh sekat;
• Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin kerahasiaanya;
• Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan;
• Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung jawab atas ruang yang ia gunakan.
  
  
  
  
  
  
  Selain beberapa keuntungan yang sudah disebutkan diatas, dengan menggunakan tata ruang kantor tertutup juga memiliki kelemahan dan kerugiannya, yaitu :
  
• Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi antar pegawai tidak dapat dilakukan secara langsung;
• Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan biaya pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;
• Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat maupun saat terjadi perombakan organisasi;
• Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan;
• Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.

Menggunakan tata ruang kantor yang terbuka memiliki beberapa keuntungan dan kerugian. Keuntungan jika menggunakan tata ruang kantor ini diantaranya adalah :

• Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-masing karyawan;
• Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor tertutup;
• Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;
• Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang dibutuhkan;
• Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang;
• Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas
• Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian peralatan kerja;
• Lebih menghemat biaya, dan lain-lain.

 Meskipun tata ruang kantor terbuka memiliki banyak kelebihan dan keuntungannya, namun dengan tata ruang ini juga memiliki beberapa kerugian, diantaranya adalah :

• Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melakukan pekerjaannya;
• Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang bisa ngobrol dan bersenda gurau;
• Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;
• Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat memantau pekerjaan orang lain;
• Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang tidak ditata dengan baik.

 3. Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama

Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa berupa tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya.

Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti lingkungan outdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan segar.

Keuntungan menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

• Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor;
• Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja;
• Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja;
• Produktivitas kerja dapat meningkat

 Beberapa kerugian yang mungkin terjadi jika menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

• Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat dekorasinya;
• Biaya pemeliharaan cukup tinggi;
• Membutuhkan tenaga ahli yang dapat menciptakan suasana yang sesuai harapan.

4. Tata Ruang Kantor Gabungan

 Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias. Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai kerugiannya masing-masing. Dengan menggabungkan berbagi unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.