ASAS-ASAS PENYELENGGARA KEARSIPAN
1. kepastian hukum;
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan
hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan
dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi
hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan
pada hukum yang berlaku.
Contoh : Pungutan pajak harus berdasarkan peraturan
perundang undangan, jika tidak dapat dikatakan pemerasan.
2. keautentikan dan keterpercayaan;
Penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga
keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti
dan bahan akuntabilitas.
3. keutuhan;
Penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip
dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya
yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
4. asal usul (principle of provenance);
Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola
dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan
arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada
konteks penciptaannya.
5. aturan asli (principle of original order);
Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai
dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan
ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
6. keamanan dan keselamatan;
Asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan
informasi oleh pengguna yang tidak berhak.
Asas “keselamatan” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan
harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang
disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.
7. keprofesionalan;
Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber
daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.
8. keresponsifan;
Asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan harus
tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan
kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau
hilangnya arsip.
9. keantisipatifan;
Penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi
atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan
pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai
perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi
informasi, budaya, dan ketatanegaraan.
10. kepartisipatifan;
Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran
serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.
11. akuntabilitas;
Penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai
bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang
direkam.
12. kemanfaatan;
Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat
bagi kehidupan bermasyarakan, berbangsa, dan bernegara.
13. aksesibilitas;
Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan,
ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
14. kepentingan umum;
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan
kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.
(http://www.duniaarsip.com/asas-asas-penyelenggaraan-kearsipan.html/)
